Backorder

Was ist eine Backorder?

Eine Backorder ist eine Kundenbestellung für einen Artikel, der aktuell nicht auf Lager ist, aber vom Händler oder Hersteller nachgeliefert werden kann. Die Ware ist also vorübergehend nicht verfügbar, die Bestellung wird jedoch angenommen und später aus offenen Lieferungen (Nachschub) bedient.

1. Begriffserklärung: Was bedeutet Backorder im E-Commerce?

Im E-Commerce bezeichnet der Begriff Backorder eine Kundenbestellung, die nicht sofort aus dem aktuellen Lagerbestand erfüllt werden kann, weil der Artikel vorübergehend ausverkauft ist, aber wieder beschafft werden soll. Die Bestellung wird angenommen, bleibt offen und wird versendet, sobald wieder Ware eintrifft.

Backorders sind damit ein wichtiges Instrument im Bestands- und Auftragsmanagement, um Umsätze trotz temporärer Lieferengpässe zu sichern, ohne Produkte dauerhaft als „nicht verfügbar“ auszulisten.

2. Abgrenzung: Backorder, Out-of-Stock, Preorder & Co.

Im Alltag werden verschiedene Begriffe rund um Verfügbarkeit und Lieferzeiten häufig vermischt. Für ein sauberes Bestandsmanagement ist eine klare Abgrenzung wichtig.

2.1 Backorder vs. Out-of-Stock

Backorder: Produkt ist aktuell nicht auf Lager, aber nachbestellt oder nachbestellbar; Kunden können weiterhin bestellen, Lieferung erfolgt später.
Out-of-Stock: Produkt ist nicht verfügbar, Bestellung wird in der Regel nicht angenommen; Artikel ist im Shop oft deaktiviert oder mit „nicht lieferbar“ gekennzeichnet.

Die Backorder ist also eine Art „kontrollierter Lieferverzug“, während Out-of-Stock eher einem Verkaufsstopp entspricht.

2.2 Backorder vs. Preorder (Vorbestellung)

Preorder: Artikel ist noch nie verfügbar gewesen, z. B. ein neues Modell oder eine kommende Kollektion. Kunden reservieren vorab.
Backorder: Artikel war bereits im regulären Verkauf und ist temporär vergriffen, wird aber wieder verfügbar.

Für Kunden ist die Unterscheidung relevant, weil bei Preorders häufig längere und schwerer abschätzbare Lieferzeiten gelten als bei Backorders, die meist an konkrete Liefertermine von Lieferanten gekoppelt sind.

2.3 Backorder vs. Dropshipping & Just-in-Time

Dropshipping: Händler hält keinen eigenen Bestand, der Lieferant versendet direkt an den Kunden.
Just-in-Time: Ware wird sehr knapp am Bedarf orientiert beschafft, um Lagerkosten zu senken.
Backorder: tritt als Zustand auf, wenn geplante Mengen nicht ausreichen oder Lieferzeiten sich verschieben.

Backorders sind also kein eigenes Geschäftsmodell, sondern ein Auftragsstatus innerhalb deines bestehenden Logistik- und Beschaffungssystems.

3. Wie entsteht eine Backorder? Typische Ursachen

Backorders entstehen immer dann, wenn Nachfrage und verfügbare Ware zeitlich auseinanderfallen. Häufige Ursachen im E-Commerce sind:

Nachfragespitzen: Saisonale Peaks (z. B. Weihnachten), erfolgreiche Kampagnen oder Influencer-Effekte können Prognosen sprengen.
Zu niedrige Bestellmengen: Ungenaue Absatzplanung oder konservative Ordermengen führen zu frühzeitig leeren Regalen.
Lieferverzögerungen: Engpässe beim Hersteller, Transportprobleme, Zoll oder Produktionsausfälle.
Datenfehler: Falsche Lagerbestände im ERP oder WAWI-System führen dazu, dass der Shop „verfügbar“ anzeigt, obwohl keine Ware mehr da ist.
Rücksendungen und Reservierungen: Reservierte Bestände (z. B. in offenen Warenkörben, Marktplatzbestellungen, B2B-Aufträgen) werden nicht korrekt abgezogen.

Je nach Systemlandschaft (Shop, PIM, ERP, Lagerverwaltung) ist wichtig, dass Bestände möglichst in Echtzeit synchronisiert werden, damit Backorder-Situationen transparent und steuerbar bleiben.

4. Merkmale einer professionell gemanagten Backorder

Eine Backorder muss nicht automatisch ein Problem sein. Entscheidend ist, wie du sie steuerst und kommunizierst. Typische Merkmale eines professionellen Backorder-Managements sind:

Klare Kennzeichnung im Shop: z. B. „Jetzt bestellen – Lieferzeit ca. 10–14 Tage“ statt irreführendem „Sofort lieferbar“.
Verbindliche oder zumindest realistische Lieferzeitangaben: basierend auf Daten aus ERP und Lieferanteninfos.
Automatisierte Status-E-Mails: z. B. Bestellbestätigung mit Backorder-Hinweis, Update bei Verzögerungen, Versandbestätigung.
Transparente Priorisierung: Zuteilung der nachgelieferten Mengen nach Bestelldatum (First In – First Out) oder nach Kundengruppen.
Saubere Kennzahlen: Monitoring von Backorder-Quote, Stornoquote und durchschnittlicher Backorder-Dauer.

So kann eine Backorder sogar zum Servicevorteil werden: Der Kunde erhält die Ware sicher, ohne regelmäßig „nachsehen“ zu müssen, ob das Produkt wieder verfügbar ist.

5. Kennzahlen rund um Backorders im E-Commerce

Für Shops mit größerem Sortiment und vielen SKUs lohnt es sich, Backorders mit klaren KPIs zu messen. Drei Metriken sind besonders hilfreich:

5.1 Backorder-Quote (Anteil der Bestellungen mit Backorder)

Die Backorder-Quote zeigt, welcher Anteil deiner Aufträge nicht sofort aus Lagerbestand bedient werden kann.

Backorder-Quote (%) = (Anzahl der Bestellungen mit mindestens einem Backorder-Artikel / Gesamtanzahl aller Bestellungen) × 100

Eine dauerhaft hohe Backorder-Quote signalisiert Probleme in der Disposition, Lieferkette oder Datensynchronisation.

5.2 Durchschnittliche Backorder-Dauer

Die durchschnittliche Backorder-Dauer misst, wie viele Tage zwischen Bestellung und Versand von Backorder-Positionen vergehen.

Durchschnittliche Backorder-Dauer (Tage) = Summe aller Tage zwischen Bestellung und Versand der Backorder-Artikel / Anzahl aller Backorder-Artikel

Diese Kennzahl ist wichtig für Kundenzufriedenheit und Retourenrisiko, da lange und intransparente Wartezeiten schnell zu Stornos führen.

5.3 Backorder-Stornoquote

Die Backorder-Stornoquote erfasst, wie häufig Kunden ihre Bestellung stornieren, weil sich Backorders verzögern oder die Geduld endet.

Backorder-Stornoquote (%) = (Anzahl stornierter Bestellungen mit Backorder-Positionen / Gesamtanzahl aller Bestellungen mit Backorder-Positionen) × 100

Eine steigende Backorder-Stornoquote ist ein Frühwarnsignal, dass Kommunikation, Lieferzusage oder Produktalternativen optimiert werden sollten.

6. Vorteile und Risiken von Backorders für Onlineshops

Backorders sind ein zweischneidiges Schwert: Sie eröffnen Umsatzchancen, bergen aber auch operative und reputative Risiken.

6.1 Vorteile von Backorders

Umsatzsicherung: Du verlierst weniger Bestellungen, weil Kunden den Artikel trotz fehlendem Lagerbestand ordern können.
Bessere Bestandsplanung: Offene Backorders liefern wertvolle Daten für die Disposition und Prognose zukünftiger Nachfrage.
Kundenbindung: Stammkunden sind eher bereit zu warten, wenn sie wissen, dass ihre Bestellung sicher reserviert ist.
Sortimentsstärke: Gerade bei Langläufern und Standardartikeln kannst du kontinuierlich Bestellungen sammeln, auch wenn es temporär hakt.

6.2 Risiken und Herausforderungen von Backorders

Unzufriedene Kunden: Falsche Lieferzeitangaben und Verzögerungen führen schnell zu Beschwerden und negativen Bewertungen.
Operative Komplexität: Teil-Lieferungen, Nachversand und getrennte Rechnungsstellung erhöhen Prozess- und Versandkosten.
Cashflow-Risiko: Je nach Zahlungsart erhältst du Geld, bevor du die Ware beschaffst; verspätete Lieferungen erhöhen das Stornorisiko.
Systemanforderungen: Shop, ERP, WAWI und PIM müssen sauber zusammenspielen, damit Backorders korrekt erfasst und abgearbeitet werden.

Ob Backorders für dich sinnvoll sind, hängt stark von Marge, Produktlebenszyklus, Lieferzuverlässigkeit und deiner Zielgruppe ab.

7. Operatives Backorder-Management im E-Commerce

Für mittelgroße und große Onlineshops ist ein strukturierter Prozess entscheidend, damit Backorders nicht chaotisch im Tagesgeschäft untergehen.

7.1 Prozessschritte im Backorder-Workflow

1. Erkennung: System erkennt, dass Bestand für eine Bestellung nicht ausreicht (negativer Deckungsbeitrag pro SKU im ERP).
2. Kennzeichnung: Bestellung (oder einzelne Positionen) erhält den Status „Backorder“ bzw. „Offene Lieferposition“.
3. Kommunikation im Shop: Produktdetailseite und Checkout zeigen verlängerte Lieferzeit oder „Lieferbar ab Datum X“ an.
4. Beschaffung: Automatisierte oder manuelle Nachbestellung beim Lieferanten; Abgleich mit Mindestbeständen und Forecast.
5. Zuteilung: Eintreffende Ware wird zuerst bestehenden Backorders zugeordnet, dann auf freien Lagerbestand gebucht.
6. Versand & Information: Teil- oder Komplettversand der Backorder-Positionen, Versandbestätigung an den Kunden.
7. Analyse: Regelmäßige Auswertung von Backorder-Kennzahlen zur Optimierung von Disposition und Lieferantenmanagement.

7.2 Systemseitige Anforderungen (Shop, PIM, ERP, WAWI)

Damit Backorders sauber laufen, sollten deine Systeme folgende Funktionen unterstützen:

Bestandsführung auf SKU-Ebene mit Reservierung offener Aufträge.
Unterscheidung zwischen verfügbaren, reservierten und nachbestellten Mengen.
Automatische Generierung von Bestellvorschlägen auf Basis offener Backorders.
Schnittstellen zwischen Shop, PIM und ERP, die Lieferzeiten und Verfügbarkeiten regelmäßig aktualisieren.
Reporting zu Backorder-Volumen, Dauer und Stornoquoten.

Gerade bei Shopsystemen wie Shopware, Shopify Plus oder Magento ist es sinnvoll, Backorder-Logik und Verfügbarkeitsanzeigen sauber mit deinem ERP oder WAWI zu verbinden, statt isolierte Lösungen zu bauen.

8. Backorder und Kundenerwartungen: Kommunikation ist entscheidend

Ob Kunden eine Backorder akzeptieren, hängt weniger vom Begriff selbst ab, sondern von Transparenz und Zuverlässigkeit. Wichtig sind insbesondere:

Klare Formulierungen: Statt unkonkreten Aussagen wie „Lieferung verzögert sich“ lieber konkrete Zeitfenster kommunizieren.
Regelmäßige Updates: Informationen bei Statuswechsel, z. B. „Ware ist eingetroffen, Versand in 1–2 Tagen“.
Optionen anbieten: Ersatzartikel, Teil-Lieferung oder einfache Stornofunktion, falls es zu längeren Verzögerungen kommt.
Ehrliche Versprechen: Keine Beschönigungen – wenn du Liefertermine nicht sicher weißt, formuliere entsprechend vorsichtig.

Eine transparente Backorder-Kommunikation reduziert Stornos, erhöht die Kundenzufriedenheit und stärkt langfristig das Vertrauen in deinen Shop.

9. Backorder, Content und Produktdaten: Was im Shop sichtbar sein sollte

Neben Logistik und ERP spielt der sichtbare Produktcontent im Shop eine zentrale Rolle für die Wahrnehmung von Backorders. Gerade bei vielen Produkten und Varianten sollte Folgendes automatisiert im Content berücksichtigt werden:

Hinweise zur aktuellen Lieferzeit direkt im Produkttext oder in eigenen Verfügbarkeitsbausteinen.
Standardisierte Textbausteine für Backorder-Situationen, z. B. „Dieser Artikel ist aktuell stark nachgefragt. Sichere dir jetzt dein Exemplar, voraussichtlicher Versand in KW X“.
Automatische Einbindung von Lagerstatus-Informationen aus dem Produktfeed oder ERP in deine Produktbeschreibungen.
FAQ-Bausteine zu Lieferzeiten, Teil-Lieferungen und Bestellstatus, damit Kunden sich ohne Support-Anfrage informieren können.

Bei sehr großen Sortimentsgrößen ist es kaum effizient, solche Texte manuell zu pflegen. Hier helfen automatisierte Lösungen, die Produktdatenfeeds (z. B. mit Bestands- und Lieferzeitfeldern) in skalierbaren Content für tausende Produkte übersetzen.

10. Praxisbeispiele: Wo Backorders sinnvoll eingesetzt werden

Backorders sind besonders häufig in folgenden Szenarien zu finden:

Segment	Einsatz von Backorders	Besonderheiten
Elektronik	Neue Modelle, schnell drehende Topseller	Saisonale Peaks, enge Herstellerkontingente
Fashion	Beliebte Größen/Farben in laufenden Kollektionen	Kurze Produktlebenszyklen, Storno-Risiko bei Trendartikeln
B2B & Ersatzteile	Standardteile, Normartikel, Nachbestellungen	Hohe Verlässlichkeit, Kunden akzeptieren Wartezeiten eher

Entscheidend ist immer die Kombination aus Marge, Wiederbeschaffbarkeit und Kundenakzeptanz. Ein Ersatzteil mit hoher Dringlichkeit und unklarer Lieferzeit eignet sich schlechter für Backorders als ein Standardartikel mit stabilen Lieferketten.

11. Best Practices zur Optimierung deines Backorder-Managements

Um Backorders im E-Commerce effizient und kundenfreundlich zu steuern, haben sich folgende Maßnahmen bewährt:

Forecast verbessern: Nutze historische Daten, Kampagnenplanung und Saisonalität, um Ordermengen zu optimieren.
Mindestbestände definieren: Für Topseller klare Reorder-Punkte festlegen, bevor der Bestand kritisch wird.
Lieferanten bewerten: Zuverlässigkeit, Lieferzeiten und Flexibilität regelmäßig anhand konkreter Kennzahlen prüfen.
Verfügbarkeitsregeln im Shop: Schwellenwerte festlegen, ab wann ein Artikel auf Backorder gestellt oder als nicht verfügbar markiert wird.
Automatisierter Content: Lieferstatus, Backorder-Hinweise und Lieferzeitfenster aus deinem Feed direkt in Produkttexte und FAQs einbinden.
Monitoring & Alerts: Alarme bei ungewöhnlich hohen Backorder-Quoten oder sich häufenden Stornos einrichten.

12. Häufige Fragen zu Backorder

Was ist eine Backorder im E-Commerce?

Eine Backorder ist eine Kundenbestellung für einen Artikel, der aktuell nicht auf Lager ist, aber nachbestellt und zu einem späteren Zeitpunkt geliefert werden kann. Der Shop nimmt die Bestellung an, reserviert die Ware aus künftigen Lieferungen und informiert den Kunden in der Regel über eine verlängerte Lieferzeit.

Wie lange dauert eine Backorder normalerweise?

Die Dauer einer Backorder hängt von deinen Lieferanten, dem Produkt und der Lieferkette ab. In vielen Branchen liegen typische Zeiträume zwischen einigen Tagen und wenigen Wochen. Wichtig ist, die voraussichtliche Dauer möglichst realistisch zu prognostizieren, transparent zu kommunizieren und den Kunden bei Änderungen aktiv zu informieren.

Was ist der Unterschied zwischen Backorder und Preorder?

Bei einer Preorder bestellst du ein Produkt vor, das noch nie verfügbar war, zum Beispiel ein neues Modell vor dem offiziellen Verkaufsstart. Eine Backorder betrifft dagegen Produkte, die bereits im regulären Sortiment waren, aber vorübergehend vergriffen sind und wieder nachgeliefert werden sollen.

Ist eine Backorder für Kunden riskant?

Für Kunden ist eine Backorder in der Regel dann wenig riskant, wenn der Shop transparent über Lieferzeiten informiert, verlässliche Updates gibt und flexible Optionen wie Storno oder Alternativprodukte anbietet. Kritisch wird es, wenn Liefertermine mehrfach verschoben werden oder Informationen fehlen, dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit von Stornos und Unzufriedenheit.

Wie sollte ein Onlineshop eine Backorder anzeigen?

Ein Onlineshop sollte Backorders klar und sichtbar kennzeichnen, etwa durch Hinweise wie derzeit nicht auf Lager, voraussichtliche Lieferung in X Tagen oder lieferbar ab Kalenderwoche Y. Idealerweise erscheinen diese Informationen sowohl auf der Produktdetailseite als auch im Warenkorb und in der Bestellübersicht, ergänzt durch entsprechende Hinweise in der Bestellbestätigung.

Welche Rolle spielen ERP und Warenwirtschaft bei Backorders?

ERP und Warenwirtschaft sind zentral für ein sauberes Backorder-Management, weil sie Bestände, Reservierungen und offene Bestellungen zusammenführen. Sie erfassen, welche Mengen bereits verkauft, nachbestellt oder auf Lager sind, und steuern so, welche Produkte im Shop noch als bestellbar auf Backorder angezeigt werden können und welche nicht. Außerdem liefern sie Daten für Prognosen und Kennzahlen.

Wie kann ich Backorders im E-Commerce reduzieren?

Du kannst Backorders reduzieren, indem du deine Bedarfsplanung verbesserst, Mindestbestände für Topseller definierst, Lieferzeiten der Hersteller regelmäßig überprüfst und Bestandsdaten in Echtzeit zwischen Shop, ERP und Lager synchronisierst. Zusätzlich helfen klare Regeln, ab welchen Schwellen ein Artikel auf Backorder gestellt oder im Shop vorübergehend deaktiviert wird, um unnötige Wartezeiten für Kunden zu vermeiden.

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